Memo og rapport - hvad er forskellen mellem dem

Blandt de forskellige former for erhvervskommunikation er korrespondance en vigtig del af kontorets liv. Dets hovedværktøj er de velkendte kontornotater, som afhængigt af indholdet er forklarende, forelæsning mv.

Hvad er et notat og hvorfor er det nødvendigt?

Ifølge dens formål er et notat en informationsmeddelelse rettet til medarbejdere i egen eller anden afdeling, ledelse af afdelinger, firmaer, divisioner, filialer. Listen over emner, der er omfattet af sådanne dokumenter, er ret bred. Notaterne informerer om de vigtigste begivenheder i virksomhedens liv, om implementeringen af ​​det nuværende arbejde, de gældende usædvanlige situationer, indeholder klager og måder at løse forskellige produktionsproblemer på.

Hovedformålet med denne form for kommunikation er at koordinere en række arbejdsproblemer i tilfælde, hvor en mundtlig beslutning ikke er mulig af nogen grund. Notatet kan også bruges af vejledning til udarbejdelse af ordrer, som i modsætning til ordrer er mere uformelle.

Eksempel memo

Typer og formål med rapporter

Rapport er den mest populære type notater adresseret til lederen af ​​virksomheden, den øverste revisor eller enhver anden højtstående medarbejder. Hovedformålet med en rapport er at informere højere niveauer om enhver situation, udførelse af arbejdet samt udarbejdelse af anbefalinger for at løse (eliminere) et problem mv. Et memorandum, i modsætning til en officiel, sendes altid til et højere niveau og er juridisk bindende.

Den mest almindelige type notater rapporterer, informerer ledelsen af ​​planens gennemførelse, fremskridt i igangværende arbejde mv. Mindre hyppigt er rapporter, der rapporterer om en uplanlagt situation, der kræver et svar fra en højere ledelse. Spørgsmålet om sådanne rapporter er meget bredt: fra oplysninger vedrørende virksomhedens hovedaktivitet til klager over tilrettelæggelse af arbejdsforhold og rapporter om manglende overholdelse af arbejdskraft og finansiel disciplin, officiel adfærd mv.

Memorandum - eksempel

Vi laver det rigtige kontor memo

Strukturen af ​​notatet kræver følgende elementer:

  • "Caps", der angiver organisationens navn, adresse og adresse, navn og titel for ophavsmanden.
  • En tekstblok bestående af navnet på dokumentet ("Service Note") og et resumé af situationen, eventuelle handlinger, anmodninger.
  • Datoer og underskrifter af kompilatoren (dato, underskrift og navn på kompilatoren er angivet i en linje fra venstre mod højre).

Også i servicemeddelelsen kan angives registreringsnummeret, hvis det ifølge virksomhedens regler registreres i journalen. Det er vigtigt at bemærke, at eftersom kontormeddelelser kun bruges inden for organisationen, er tilgængeligheden af ​​formularer ikke en forudsætning, medmindre dette er påkrævet af selskabsregler. Samtidig har nogle virksomheder deres eget brevpapir med et logo, der er designet specielt til at udføre officiel korrespondance.

Hvordan laver man et memorandum?

Rapporten i sin struktur ligner den service en. Den væsentligste forskel er adressaten: Hvis oplysningerne i notatet kan sendes til enhver anden medarbejder, sendes rapportmeddelelsen til overordnet medarbejder.

Manierne til at designe et notat varierer afhængigt af formålet. Især udstedes den interne rapport, der sendes til ledelsen i organisationen, på samme måde som servicemeddelelsen. Forskellen ligger i indholdet af tekstblokken, som kaldes "Memorandummet", som indeholder en redegørelse for essensen af ​​problemet, forslag til eliminering eller en beskrivelse af de allerede trufne foranstaltninger.

Men når der udarbejdes et eksternt memorandum rettet til medarbejdere fra andre organisationer, er reglerne strengere:

  • Dokumentet er udarbejdet på firma brevpapir.
  • Noten er registreret i firmaets udgående bogstaver, mens det tildelte registreringsnummer er angivet i notatens overskrift. Ved modtagelse af en note er den også registreret som et indgående dokument i adressatenes organisation.
  • En ekstern note underskrives som hovedregel af virksomhedens leder eller hans stedfortræder. Ved afsendelse kan der også kræves underskrifter fra lederne af andre afdelinger.
  • Dato for notatet er datoen for underskrivelsen og afsendelsen.
  • Hvis noten ledsages af bilag, så er der i sin tekstdel opstillet en liste over vedlagte dokumenter.

Teksten i notatet afhænger af dens formål:

  1. Rapportrapporten skal indeholde oplysninger om arbejdets fremskridt, møde deadlines, en beskrivelse af aktuelle problemer mv. En sådan rapport giver chefen mulighed for at lægge mærke til manglerne i arbejdet i tide og fjerne dem.
  2. Memorandummet om en bestemt situation består af en detaljeret beskrivelse af problemet og forslag til forbedring (eliminering). I praksis er sådanne dokumenter ofte ofte henvendt til klager over arbejdstilsynets krænkelser af arbejdstagerne og er negative. Derfor er det vigtigt at udelade den følelsesmæssige komponent og holde fast ved det ved at fremlægge information.

Memo eller rapport: Så hvad er forskellen?

Som du kan se har kontoret og memoranda mange fælles funktioner. Så begge muligheder bruges til erhvervskommunikation, har en lignende designstruktur. På samme tid er der en række forskelle:

  1. Notatet henvender sig til medarbejdere i forskellige rækker i virksomheden, mens rapporten kun foretages til adressen på et højere niveau (ens eget eller et tredjepartsfirma).
  2. Notatet er et internt dokument, mens notatet kan bruges i ekstern korrespondance med andre juridiske enheder.
  3. Notatet, i modsætning til rapporten, har ikke retlig kraft.
  4. Da notatet bruges internt, kan det udarbejdes på et almindeligt ark. Med samme princip udarbejdes der også en intern rapport, hvis den anvendes internt. Samtidig anvendes rapporten, hvis rapporten sendes til en anden organisation, ved brug af et brevpapir, registreringsnummer og andre obligatoriske elementer i officiel korrespondance.

Anbefalet

Hvad skelner drænpumpen fra fækalen
2019
Hvad er de bedste øjekøb Stillavit eller Sustayn ultra?
2019
Hvilket lægemiddel er mere effektivt Aksamon eller Neuromidin
2019